Industria: Educación (Service Center RRHH)
Departamento: Recursos Humanos (RRHH)
Tipo de proyecto: Green Belt Project
Duración del proyecto: 6 meses
Beneficios financieros: Aproximadamente 10.800 USD al año
Introducción
Los procesos de RRHH eficientes son esenciales para cualquier organización. En el Service Center de RRHH de una institución educativa, se llevó a cabo un proyecto Lean Six Sigma Green Belt para abordar las ineficiencias en el procesamiento de mutaciones de RRHH—actualizaciones o cambios en los datos de empleados.
El objetivo era reducir el número de mutaciones enviadas incorrectamente, simplificar los procedimientos para empleados y gerentes y, en última instancia, mejorar la satisfacción de los usuarios.
Identificación del Problema
El Service Center de RRHH recibía quejas sobre procesos de mutación complicados y difíciles de completar correctamente en el primer intento.
Empleados y gerentes solían confundirse con los procedimientos existentes, lo que generaba errores repetidos, tiempos de procesamiento prolongados y trabajo extra innecesario para todas las partes.
El problema se complicaba porque los procesos de RRHH forman parte de un ciclo mensual recurrente debido a la nómina, lo que dificultaba avanzar de manera constante en las mejoras.
Definición del Alcance
El alcance del proyecto se definió mediante conversaciones con el líder de equipo y colegas, combinadas con la experiencia personal.
El enfoque fue claro: identificar los errores más comunes en el envío de mutaciones, determinar sus causas raíz y encontrar maneras prácticas de reducirlos.
El objetivo de mejora era aumentar la precisión y eficiencia, para que los usuarios pudieran enviar las mutaciones correctamente a la primera—es decir, lograr una alta tasa de “first-time-right”.
Enfoque del Proyecto
Se formó un equipo compuesto por profesionales de RRHH que interactuaban regularmente con los usuarios y conocían sus necesidades.
Las principales herramientas Lean Six Sigma utilizadas incluyeron sesiones de lluvia de ideas y diagramas de espina de pescado (Ishikawa).
Las sesiones de lluvia de ideas fueron clave para generar soluciones a los problemas identificados, mientras que el diagrama de espina de pescado ayudó a mapear sistemáticamente las posibles causas de los errores.
Implementación de las Mejoras
Las mejoras se aplicaron mediante ajustes en el sistema HR2Day, el software de gestión de RRHH de la institución.
Se incorporaron varias técnicas poka yoke (a prueba de errores), como:
- Implementar valores predeterminados para reducir errores de usuario.
- Mejorar las instrucciones para completar formularios.
- Eliminar campos innecesarios para simplificar el proceso de envío.
- Hacer que ciertos campos fueran obligatorios o pre-rellenados cuando fuera relevante.
Estos cambios hicieron que el sistema fuera más intuitivo para los usuarios, aumentando así la precisión y la eficiencia.
Retos y Cómo se Superaron
El principal desafío del proyecto fue equilibrar las tareas operativas diarias con las actividades de mejora.
El ciclo mensual de nómina solía tener prioridad, dificultando mantener el enfoque en la optimización de procesos.
Además, existía el riesgo de que los usuarios tuvieran dificultades para adaptarse a los procesos actualizados. Este riesgo se mitigó probando exhaustivamente los cambios antes de su implementación.
Resultados y Beneficios
Las mejoras lograron una reducción significativa de las mutaciones enviadas incorrectamente, aumentando la eficiencia global del proceso de RRHH.
La mayor tasa de “first-time-right” permitió que el personal de RRHH se concentrara más en sus tareas principales en lugar de corregir errores.
Además, se lograron ahorros financieros de aproximadamente 10.800 USD por año.
Lecciones Aprendidas
El proyecto dejó aprendizajes clave sobre cómo abordar y sostener las mejoras de procesos:
- La retroalimentación constante y la iteración son esenciales para una implementación exitosa.
- La comunicación regular con los interesados es fundamental para lograr la aceptación de los cambios.
- Planificar y respetar un cronograma es crítico para mantener el impulso.
Conclusión
El proyecto Lean Six Sigma Green Belt en el Service Center de RRHH de la institución educativa demostró cómo la aplicación práctica de los principios Lean Six Sigma puede optimizar procesos administrativos, reduciendo errores, aumentando la eficiencia y generando beneficios económicos.
Este caso demuestra que, incluso en procesos administrativos, Lean Six Sigma es una herramienta poderosa para mejorar el desempeño y la satisfacción de los usuarios.
